Waarom de AVG juist voor coaches telt
Zodra je een naam, e-mailadres, telefoonnummer of een sessienotitie vastlegt, verwerk je persoonsgegevens en geldt de Algemene verordening gegevensbescherming. Voor coaches komt daar iets extra's bij: informatie over iemands gezondheid, psychische situatie of geloofsleven is een bijzondere categorie die de wet strenger beschermt. Juist in coaching en zeker in christelijke begeleiding raak je die gegevens snel. Dat vraagt geen angst, maar wel bewuste zorgvuldigheid.
Verzamel alleen wat je echt nodig hebt
Een goede vuistregel is: leg niet meer vast dan nodig is om je cliënt goed te begeleiden en je administratie op orde te houden. Voor het verwerken heb je een geldige reden nodig. Meestal is dat de uitvoering van je overeenkomst met de cliënt, aangevuld met diens toestemming voor gevoelige aantekeningen. Wees terughoudend met wat je opschrijft, en bewaar losse gedachten niet langer dan nuttig.
Zet je afspraken op papier in een privacyverklaring
Een privacyverklaring legt in gewone taal uit welke gegevens je verwerkt, waarom, met wie je ze deelt en hoe lang je ze bewaart. Zet die op je website en verwijs er kort naar in je coachovereenkomst. Zo weet je cliënt vooraf waar hij aan toe is, en laat je zien dat je zorgvuldig werkt. Het hoeft niet ingewikkeld, wel eerlijk en kloppend met wat je echt doet.
Maak afspraken met je leveranciers en houd een klein register bij
Gebruik je software voor mail, planning, facturen of videobellen, dan verwerken die partijen namens jou gegevens van je cliënten. Met zulke leveranciers hoor je een verwerkersovereenkomst te sluiten; serieuze aanbieders bieden die standaard aan. Houd daarnaast een eenvoudig overzicht bij van welke gegevens je verwerkt, waarvoor en hoe lang. Zo'n verwerkingsregister mag een simpel document zijn, als het maar klopt.
Bewaar niet langer dan nodig
Bepaal vooraf hoe lang je iets bewaart en houd je daaraan. Voor je financiele administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Voor inhoudelijke sessienotities is er geen vaste termijn; kies een redelijke periode na afronding van het traject en verwijder daarna. Vastgelegde termijnen voorkomen dat gevoelige aantekeningen jarenlang blijven rondslingeren.
Beveilig je gegevens op een praktische manier
Beveiliging hoeft niet technisch ingewikkeld te zijn. Gebruik sterke, unieke wachtwoorden via een wachtwoordmanager en zet tweestapsverificatie aan op je mail, je cloudopslag en je coachingsoftware. Bewaar gevoelige bestanden versleuteld in plaats van in een losse map, en maak regelmatig een back-up. Deel clientgegevens niet via gewone e-mail of WhatsApp, maar via een beveiligd kanaal.
Wees voorzichtig met AI-hulpmiddelen
AI-tools kunnen handig zijn, maar de gratis consumentenversies zijn niet gemaakt voor vertrouwelijke clientgegevens; ingevoerde tekst kan bijvoorbeeld worden gebruikt om het model te trainen. Wil je zulke hulpmiddelen inzetten, kies dan een zakelijke variant met een verwerkersovereenkomst en duidelijkheid over waar de gegevens worden verwerkt. Zet in geen geval herleidbare informatie over een client in een tool waarmee je geen afspraken hebt.
Ken de rechten van je client en de datalekregel
Je cliente mag zijn gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen; op zo'n verzoek reageer je binnen een maand. Gaat er iets mis, bijvoorbeeld een gestolen laptop of een mail naar de verkeerde persoon, dan heet dat een datalek. Levert het een risico op voor de betrokkenen, dan meld je het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een korte procedure die je vooraf voor jezelf opschrijft, scheelt paniek op het moment zelf.
Kort stappenplan om mee te beginnen
Begin klein en concreet: schrijf een kloppende privacyverklaring, verwijs ernaar in je overeenkomst, controleer of je software verwerkersovereenkomsten biedt, leg je bewaartermijnen vast, zet tweestapsverificatie en versleuteling aan, en houd een simpel register bij. Loop dit een keer per jaar na. Dit artikel is algemene uitleg en geen juridisch advies; voor je eigen situatie is de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) de betrouwbare bron.
Overweeg je je bij ons aan te sluiten? Bekijk dan de veelgestelde vragen voor coaches over aanmelden, tarief en werkwijze.
Verder lezen of zoeken